הגהה של עבודה אקדמית ארוכה, דוקטורט למשל, היא מלאכה מפרכת. כדי לחסוך לפחות את החיפוש המפרך אחר טעויות בסימני הפיסוק, תוכל להשתמש במנגנון החיפוש וההחלפה של מעבד התמלילים. אדגים זאת בעזרת תוכנת וורד (Office 2010), אבל העקרונות דומים גם במעבדי תמלילים אחרים.
לא תוכל למצוא את כל שגיאות ההקלדה האפשריות בעזרת השיטה הזאת, אבל תוכל לצמצם באופן ניכר בעיות כמו רווחים חסרים או מיותרים ופסיקים כפולים.
אז איך תעשה זאת?
לפני שאתה מתחיל, עליך לגבות את המסמך שלך כדי שאם תטעה, לא תהרוס אותו. עשה זאת תמיד (אפשר לעשות Undo כדי לתקן החלפה שגויה, אבל אתה עלול לא לשים לב שטעית).
תוכל ליצור מסמך אחר משובש ולהתאמן עליו לפני הטיפול במסמך הרצוי.
1. העמד את הסמן בתחילת המסמך. אם מיקמת את הסמן באמצע המסמך, Word ישאל אותך בסיום הפעולה האם אתה רוצה להמשיך לסרוק את המסמך מתחילתו.
2. לך לתפריט "בית" (ב-2010 Word), ולחץ על "החלף" בצד השמאלי ביותר של התפריט. כעת ייפתח החלון "חיפוש והחלפה". אפשר להגיע אל החלון גם באמצעות צירוף המקשים Ctrl+H. בחלון שנפתח מקלידים בשורה הראשונה (חפש את:) את הטקסט שרוצים להחליף, ובשורה השנייה (החלף ב:) מקלידים את הטקסט הרצוי, זה שיחליף את הטקסט שבשורה הראשונה.
הסרת כפילויות
הסרת פסיקים כפולים (,,)
עומדים בתחילת המסמך ומקישים Ctrl+H.
בשורה הראשונה מקלידים ,, (שני פסיקים)
בשורה השנייה מקלידים , (פסיק אחד)
לאחר מכן מקליקים על הכפתור "החלף הכל".
הסרת רווחים כפולים
בשורה הראשונה נקליד שני רווחים.
בשורה השנייה נקליד רווח אחד.
כעת מקליקים על "החלף הכל".
תוכל לחזור על הפעולות הללו עם סימני פיסוק אחרים: נקודתיים, סימן קריאה, סימן שאלה, נקודה-פסיק, סוגריים, גרש וגרשיים.
אזהרה! אם השתמשת במסמך בשלוש נקודות (…), הן יהפכו לשתיים. ככלל בעבודה אקדמית מומלץ לא להשתמש בשלוש נקודות אלא אם כן הן חלק מציטוט או שהן תוספת שלך בתוך ציטוט המציינת דילוג על מילים מן הטקסט המקורי […]
אם השתמשת בשלוש נקודות, וביצעת חיפוש והחלפה של נקודות כפולות, אז בכל מקום שהיו בו שלוש נקודות יהיו עכשיו שתיים (..). במקרה כזה עליך לבצע חיפוש והחלפה של שתי נקודות (..) בשלוש (…). עוד חיפוש והחלפה שכדאי לעשות הוא של ארבע נקודות (….) בשלוש (…).
הזזת סימנים
בפיסוק נכון תמיד יוצמד סימן הפיסוק לטקסט שלימינו; לשמאלו יהיה רווח אחד (יוצאי דופן הם גרשיים וסוגריים).
הטעויות האפשריות: הצמדת סימן הפיסוק לטקסט שמשמאל, רווח מיותר מימין לסימן או היעדר רווח לשמאלו.
כיצד תתקן את הטעויות הללו?
הצמדת הסימן (במקרה זה פסיק) לימין:
בשורה הראשונה מקלידים רווח+פסיק
בשורה השנייה מקלידים פסיק
כעת מקליקים על "החלף הכל".
הוספת רווח משמאל:
בשורה הראשונה מקלידים פסיק
בשורה השנייה מקלידים פסיק+רווח
מקליקים על "החלף הכל".
אחרי צמד הפעולות הזה חוזרים על הפעולה להסרת רווחים כפולים.
אפשר לחזור על הפעולות הללו עבור סימני הפיסוק האחרים: נקודתיים, סימן קריאה, נקודה, נקודה-פסיק וסוגריים שמאליים.
לסוגריים ימניים נשתמש בפעולה הפוכה:
מקישים Ctrl+H
בשורה הראשונה מקלידים סוגר ימני+רווח
בשורה השנייה מקלידים רווח+סוגר ימני
מקליקים על "החלף הכל".
לגרשיים אין פתרון אוטומטי משום שאין הבחנה גרפית בין גרשיים ימניים ושמאליים.
ולסיום, הערה חשובה
החיפוש וההחלפה יעבדו גם עם טקסט אנגלי שמשולב בתוך טקסט עברי, אבל אם יש לכם כתובות URL (של אתרי אינטרנט) בתוך הטקסט הן עלולות להשתבש לגמרי, ואי אפשר להשתמש בכלי הזה.
וכמובן – גם אם נראה לכם שהכול עבר בשלום, והעבודה תקינה לגמרי, כדאי לעשות הגהה רגילה, ולו כדי לגלות שאין לכם מה לתקן…
בהצלחה רבה!!!
מעוניין לקבל טיפים נוספים?
היכנס לכאן וקבל גישה מיידית ובחינם לספר האלקטרוני שכתבתי ובו טיפים נוספים וכלים לשדרוג הטקסט האקדמי.
